Ghi nhận thu và chi
Ghi những khoản tiền không đi qua quầy — tiền thuê mặt bằng chi ra, khoản chiết khấu nhà cung cấp thu vào — để sổ sách khớp với tiền thật.
Trong bài này
Suốt một năm, Minh ghi tiền thuê và vài khoản thu lặt vặt vào một cuốn sổ tay. Ứng dụng Tài chính thay chỗ cuốn sổ đó: mỗi luồng tiền là một phiếu, và tổng của tháng tự cộng lên. Bài này ghi hai khoản Cà Phê Sài Gòn gặp nhiều nhất: tiền thuê mặt bằng chi ra, và khoản chiết khấu của nhà cung cấp cà phê thu vào.
Trước khi bắt đầu
- Bạn đã đăng nhập bảng điều khiển tại client.bana.com.vn với vai trò chủ cửa hàng.
- Bạn đã có tài khoản tài chính để chi tiền ra, và cửa hàng có sẵn các danh mục để xếp khoản tiền vào. Cà Phê Sài Gòn dùng hai danh mục: Rent cho tiền ra và Other income cho tiền vào — tên danh mục do cửa hàng tự đặt nên hiện nguyên văn.
- Các đơn bán trên POS tự vào danh sách này, và vào báo cáo doanh thu. Bạn chỉ ghi tay những khoản tiền không đi qua quầy.
Lưu ý: Màn hình Danh mục đã được gỡ khỏi ứng dụng Tài chính, nên hiện bạn không tự thêm danh mục được. Mỗi dòng phiếu vẫn cần một danh mục — nếu ô Danh mục không có gì để chọn, nghĩa là cửa hàng bạn chưa có danh mục nào và chưa làm được các bước dưới đây. Hãy nhờ người phụ trách BANA của bạn tạo giúp các danh mục cần dùng. Xem Danh mục thu chi.
Ghi khoản tiền đi ra
Mở sổ tiền
Mở ứng dụng Tài chính từ bảng điều khiển, rồi trong nhóm Thu & Chi chọn Phiếu thu chi — mọi luồng tiền qua các tài khoản của bạn nằm chung một danh sách. Bốn thẻ chạy ngang phía trên, đếm cho tháng hiện tại: Phiếu thu, Phiếu chi, Đã hủy và Ròng.
Danh sách này hiếm khi trống, vì mỗi đơn bán trên POS tự vào đây thành một phiếu thu với Nguồn là Đơn bán. Những gì bạn tự ghi — kể cả các phiếu đã ghi hôm trước — mang Nguồn Thủ công. Đó là cột giúp bạn phân biệt phiếu của mình với phiếu do quầy sinh ra. Chọn Tạo mới.
Ghi khoản chi ra
Chọn thẻ Phiếu chi — tiền ra. Giữ Tiền tệ là VND. Viết một Lý do ngắn như Tiền thuê mặt bằng tháng 6/2026: đây là dòng chữ giúp bạn nhận ra khoản này vài tháng sau, và cũng là chỗ ghi rõ khoản này của tháng nào, vì phiếu luôn mang ngày bạn phát hành. Ở mục Đối tác, đặt Loại đối tác là Bên ngoài rồi nhập người bạn trả tiền — Chủ nhà — vào Tên đối tác. Sau đó điền dòng Giao dịch: Tài khoản là nơi tiền thật sự đi qua, ở đây là Ví Tiền mặt Mặc định; Danh mục là Rent; Số tiền là 15.000.000. Thẻ Giao dịch luôn hiện Tổng đang cộng, còn khung Xem trước phiếu bên phải cho thấy phiếu sẽ được lưu ra sao.
Chọn Lưu & phát hành — thao tác này cấp mã cho phiếu, khóa phiếu lại và đưa vào sổ.
Mẹo: Chưa muốn chốt? Lưu nháp lưu phiếu ở dạng chưa có mã và còn sửa được; mở lại từ danh sách khi bạn muốn phát hành.
Mẹo: Trả tiền cho một đối tác đã lưu trong BANA? Đặt Loại đối tác là Nhà cung cấp hoặc Nhân viên rồi tìm theo tên, khỏi phải gõ tay. Trả hai khoản từ cùng một ví trong một ngày? Thêm giao dịch đặt thêm một dòng vào cùng phiếu, mỗi dòng một danh mục riêng.
Ghi khoản tiền đi vào
Ghi khoản thu vào
Tiền vào cũng là biểu mẫu đó, chỉ khác cái thẻ đầu tiên. Chọn Tạo mới, rồi chọn Phiếu thu. Đặt Lý do — Chiết khấu từ Cà Phê Cầu Đất — và cũng ở mục Đối tác, chọn Bên ngoài với Tên đối tác là Công ty TNHH Cà Phê Cầu Đất. Ở dòng Giao dịch, chọn Ví Tiền mặt Mặc định, danh mục Other income, và Số tiền 500.000. Chọn Lưu & phát hành.
Kiểm tra lại trong sổ
Cả hai phiếu giờ nằm trên đầu danh sách Phiếu thu chi, mỗi phiếu mang một Mã phiếu — PC- cho phiếu chi, PT- cho phiếu thu — và Trạng thái Đã phát hành. Nguồn của chúng là Thủ công, Danh mục hiện Rent và Other income, còn các đơn bán trên POS mang Đơn bán và bỏ trống danh mục. Cột Số tiền hiện rõ chiều tiền: phiếu chi màu đỏ kèm dấu trừ, phiếu thu màu xanh kèm dấu cộng. Các thẻ phía trên đếm mọi phiếu trong tháng, kể cả phiếu do quầy sinh ra, nên khoản tiền thuê đã nằm trong thẻ Phiếu chi, còn Ròng là con số của cả tháng trên cả hai loại phiếu.
Lỡ ghi sai? Phiếu đã phát hành không sửa được — hãy mở phiếu, chọn Hủy phiếu kèm lý do, rồi ghi lại một phiếu đúng. Phiếu đã hủy vẫn nằm trong danh sách nhưng ra khỏi các tổng, và đó chính là thứ thẻ Đã hủy đếm.
Trên điện thoại: danh sách giữ nguyên bố cục máy tính và bị cắt còn hai cột Hành động và Loại phiếu, nên muốn đọc Nguồn, Danh mục hay Số tiền thì cần màn hình rộng hơn.
Bạn vừa ghi gì
| Lý do | Loại phiếu | Đối tác | Danh mục | Số tiền |
|---|---|---|---|---|
| Tiền thuê mặt bằng tháng 6/2026 | Phiếu chi | Chủ nhà | Rent | −15.000.000₫ |
| Chiết khấu từ Cà Phê Cầu Đất | Phiếu thu | Công ty TNHH Cà Phê Cầu Đất | Other income | +500.000₫ |
Khoản chi trừ vào Ví Tiền mặt Mặc định, khoản thu cộng lại vào chính ví đó, nên số dư của ví đã phản ánh cả hai và Ròng của tháng thay đổi đúng phần chênh lệch.
Tiếp theo là gì
- Xem toàn cảnh trong báo cáo doanh thu.
- Ghi từng khoản ngay khi phát sinh, để cuối tháng không phải dồn việc.
Vậy là xong — sổ sách của bạn giờ khớp với tiền mặt thực tế.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần ghi cả doanh thu bán hàng ở đây không?
Không. Mỗi đơn bán trên POS đã tự vào danh sách này thành một phiếu thu với Nguồn là Đơn bán. Bạn chỉ ghi tay những khoản không đi qua quầy — tiền thuê, nhập hàng, điện nước, và các khoản thu như chiết khấu nhà cung cấp.
Phiếu chi và phiếu thu khác nhau thế nào?
Phiếu chi là tiền đi ra, như tiền thuê mặt bằng. Phiếu thu là tiền đi vào. Bạn chọn một thẻ khi tạo phiếu; các bước còn lại giống hệt nhau.
Vì sao phải chọn danh mục?
Danh mục gom các khoản lại để con số có ý nghĩa — tiền thuê vào một danh mục, chi phí nhập hàng vào danh mục khác. Mỗi dòng của phiếu thủ công đều cần một danh mục.
Tôi phát hành phiếu sai số tiền, sửa được không?
Không sửa được — phiếu đã phát hành sẽ bị khóa, và chính điều đó làm sổ sách đáng tin. Hãy mở phiếu, chọn Hủy phiếu kèm lý do, rồi ghi lại một phiếu đúng. Phiếu đã hủy vẫn hiện trong danh sách nhưng không còn được tính vào tổng.