Thiết lập cài đặt POS

Quầy bán cần có luật: nhân viên có phải mở ca trước khi bán không, một đơn chưa thanh toán được giữ hàng bao lâu, và ai được phép cho một chuyến hàng đi qua. Cài đặt POS là nơi bạn đặt những luật đó một lần cho cả cửa hàng.

Cà Phê Sài Gòn giờ có Hùng đứng quầy và Lan quán xuyến cửa hàng, nên Minh không còn là người duy nhất đụng tới két tiền hay kho hàng. Đây chính là những cài đặt cần đổi khi một cửa tiệm đi từ một đôi tay lên ba.

Trước khi bắt đầu

• Quyền chủ cửa hàng ở đúng cửa hàng bạn muốn đặt luật. Mỗi cửa hàng giữ bộ cài đặt riêng.
• Biết rõ ai làm việc gì — các vai trò bạn đã gán cho nhân viên quyết định những luật này rơi vào tay ai.

Mở phần cài đặt

Mở Cài đặt → Cài đặt POS

Đăng nhập tại client.bana.com.vn, mở Cài đặt rồi Cài đặt POS — “cấu hình thiết lập và tùy chọn cho hệ thống POS”. Bốn thẻ chạy dọc trang: Quản lý ca, Đặt chỗ, Đơn nháp và Duyệt phiếu kho. Mặc định mọi thứ đều tắt, nên một cửa hàng mới cứ thế mà bán.

Thẻ Đặt chỗ chỉ hiện với ngành ăn uống, nên tuỳ nghề bạn sẽ thấy bốn thẻ hoặc ba. Một nút Lưu duy nhất ở đầu trang áp cho tất cả, nên bạn cứ làm lần lượt từ trên xuống rồi lưu một lần ở cuối.

Đặt luật cho quầy

Bật quản lý ca

Ca làm việc là một khoảng bán hàng mà thu ngân mở và kết ngay tại quầy, mỗi đầu đếm két một lần. Bật công tắc Bật quản lý ca thì nhân viên phải mở ca mới bán được — nhờ vậy 50.000₫ thiếu hụt thuộc về một ca và một người, chứ không phải cả một ngày.

Hai thiết lập quyết định cách đếm:

• Bật kiểm kê mù giấu đi số tiền dự kiến trong két trong lúc thu ngân đếm, để con số họ nhập vào thật sự là của họ. Đếm xong BANA mới cho biết chênh lệch. Cứ để tắt nếu bạn muốn nhân viên phát hiện đếm sai và đếm lại ngay.
• Mức lệch tiền cho phép là khoảng chênh, tính bằng đồng, mà BANA còn cho qua trước khi chặn việc kết ca và bắt đếm lại. Nó tính cả hai chiều — dư 20.000₫ cũng chặn y như thiếu 20.000₫. Trong mức đó thì ca cứ thế kết; vượt mức, thu ngân phải đếm lại hoặc xác nhận khoản chênh một cách có chủ ý thì BANA mới cho kết ca. Mặc định là 0, tức là chênh một đồng cũng chặn, nên đây là ô cần đặt chứ đừng bỏ trống. Nhập bằng đồng, không dấu phân cách — 10000 là 10.000₫, đủ để nuốt một lần làm tròn mà thiếu hụt thật thì vẫn bị chặn lại.

Đặt thời gian giữ bàn

Cà Phê Sài Gòn bán qua quầy và không nhận đặt chỗ, nên Minh vẫn thấy thẻ này nhưng để tắt công tắc của nó. Còn ở Quán Nướng Sài Gòn, nơi khách gọi điện đặt bàn trước, nó quyết định một bàn đã đặt chờ khách chưa tới trong bao lâu.

Bật Tự động huỷ đặt chỗ quá hạn thì ô Thời gian giữ đặt chỗ (phút) bên cạnh mới mở khoá — trước đó nó luôn bị làm mờ. 15 phút là khoảng chờ hợp tình: quá đó, lượt đặt tự huỷ và bàn trở lại cho khách thay vì bỏ trống cả buổi tối.

Giải phóng đơn bỏ quên

Đơn mà thu ngân tạo rồi không bao giờ thu tiền chính là đơn nháp, và nó vẫn giữ phần hàng và bàn nó đang chiếm — hàng trong kho, và cả bàn nếu bạn có bàn. Mỗi tuần vài đơn như vậy là tồn kho lặng lẽ lệch khỏi số hàng trên kệ.

Bật Tự động huỷ đơn nháp bỏ quên, rồi đặt Thời gian giữ đơn nháp (giờ). 24 giờ là mức hợp lý: thứ gì hôm sau vẫn chưa thanh toán thì chưa từng là một đơn bán, nên BANA huỷ nó và trả lại hàng cùng bàn.

Chọn ai duyệt việc xuất nhập kho

Hàng không tự đi — mỗi lần dịch chuyển là một phiếu kho, và phiếu chỉ thay đổi tồn kho sau khi được duyệt. Yêu cầu duyệt phiếu kho quyết định có ai phải xem trước hay không. Khi tắt, “mọi phiếu sẽ được duyệt tự động ngay khi gửi đi”.

Bật lên thì mỗi loại trong bảy loại phiếu hiện ra một ô chọn riêng — Yêu cầu mua hàng, Nhập kho, Chuyển kho, Sử dụng nội bộ, Trả nhà cung cấp, Khách trả hàng và Huỷ hàng — nên một chuyến hàng nhập và một lần huỷ hàng không nhất thiết phải qua cùng một người. Mỗi loại nhận một trong ba chế độ:

Đặt Huỷ hàng thành Chỉ người được giao thì một cảnh báo vàng hiện ra: phiếu loại đó “sẽ bắt buộc có ít nhất một người được giao khi tạo”. Đó đúng là điều bạn muốn — mỗi lần huỷ hàng đều có tên một người. Những loại hằng ngày cứ để Ai có quyền cũng duyệt để một chuyến hàng không phải nằm chờ đúng một người.

Sau đó bấm Lưu trên thanh trên cùng. Một lần lưu áp cho mọi thẻ trên trang, và BANA sẽ báo lưu thành công. Các luật có hiệu lực từ ca, đơn và phiếu kế tiếp — ca đang mở dở, hay đơn nháp đang nằm đó, vẫn giữ luật lúc chúng bắt đầu.

Nhân viên của bạn sẽ gặp thay đổi này ở quầy chứ không phải ở đây: khi quản lý ca đang bật, POS yêu cầu họ mở ca thì màn hình bán hàng mới cho tính tiền.

Xử lý sự cố

• Không thấy thẻ Đặt chỗ: Ngành nghề của cửa hàng này không phải Thực phẩm & Đồ uống — thẻ chỉ hiện với ngành đó. Ngành nghề được chọn lúc tạo cửa hàng và khoá lại sau đó, nên một cửa hàng lỡ đặt sai ngành thì không đổi được ở đây; xem Quản lý cửa hàng.
• Ô nhập thời gian bị làm mờ: hãy bật công tắc phía trên nó trước. Cả hai ô thời gian giữ đều khoá cho tới khi công tắc tự động huỷ được bật.
• Nhân viên báo không bán được: quản lý ca đang bật mà họ chưa mở ca. Họ cần mở ca trên POS trước khi tính tiền món đầu tiên.
• Các ô chọn theo loại phiếu biến mất: Yêu cầu duyệt phiếu kho đã bị tắt, đưa mọi loại về duyệt tự động.
• Người đang giữ phiếu không duyệt được: loại đó đang ở Chỉ người được giao, nên chỉ người được giao mới duyệt. Hãy chuyển loại đó sang Ai có quyền cũng duyệt, hoặc thêm họ làm người được giao trên phiếu.

Bước tiếp theo

Luật đã đặt xong. Giờ giao chúng vào đúng những đôi tay chúng được viết cho:

• Quản lý nhân viên và vai trò
• Theo dõi tồn kho và địa điểm
• Đặt bàn và phục vụ khách